Het Vlaams Bestuursdecreet voorziet een procedure voor de melding van inbreuken en bescherming van melders, gebaseerd op de klokkenluidersrichtlijn 2019/1937 van het Europees Parlement. Op deze webpagina lees je hoe je inbreuken bij de diensten van lokaal bestuur Grimbergen kan melden.
Klokkenluider
Klokkenluiders zijn personen die in het kader van een werkrelatie inbreuken vaststellen en die inbreuken melden. Niet enkel personeelsleden kunnen klokkenluiders zijn, maar ook andere personen die met het lokaal bestuur van Grimbergen samenwerken, zoals bijvoorbeeld consultants, leveranciers, sollicitanten, …
Externe klokkenluiders die geen personeelslid van het lokaal bestuur van Grimbergen zijn, wenden zich rechtstreeks tot Audit Vlaanderen. Ook personeelsleden die van mening zijn dat de inbreuk niet doeltreffend intern kan worden behandeld of represailles vrezen, kunnen rechtstreeks terecht bij het externe meldpunt Audit Vlaanderen.
Garanties en bescherming
De procedures en systemen die gebruikt worden om meldingen te ontvangen en op te volgen, bieden de nodige garanties inzake de vertrouwelijkheid, anonimiteit en kwaliteit van de behandeling. Het Bestuursdecreet geeft duidelijk aan welke gegevens over de melding mogen of moeten geregistreerd worden en geeft richtlijnen over de bewaring.
De nieuwe regeling voorziet een verbod op represailles. De definitie van represailles is ruim omschreven. Denk bijvoorbeeld aan represailles in het kader van negatieve beoordelingen of ontslag, maar ook bij verandering van taken, financiële sancties of reputatieschade. De bescherming tegen represailles is onbeperkt in tijd.
Interne melding bij de algemeen directeur
Het Bestuursdecreet regelt hoe je als melder een melding kan doen. Je kan je melding schriftelijk (via mail of via brief), telefonisch of fysiek richten aan de algemeen directeur.
Schriftelijke melding via brief
Als je je melding per brief wil versturen, dan richt je je brief aan de algemeen directeur, Muriel Van Schel
Je stuurt je brief naar volgend postadres en vermeldt ook duidelijk op de omslag dat de brief vertrouwelijk is, door het woord ‘vertrouwelijk’ zichtbaar te noteren:
Lokaal bestuur Grimbergen
T.a.v. algemeen directeur - VERTROUWELIJK
Prinsenstraat 3
1850 Grimbergen
De brief wordt door de centrale postkamer niet geopend (dus evenmin ingescand), maar wordt op een beveiligde manier rechtstreeks aan de persoon in kwestie bezorgd of aan de persoon waaraan die de opdracht gedelegeerd heeft. Als er geen persoon vermeld is, wordt de brief op dezelfde manier bezorgd aan Audit Vlaanderen.
Telefonische melding
Je kan ook een telefonische melding doen. Als je ermee instemt, kan er een verslag opgemaakt worden. Je krijgt dan de kans om dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.
Online melding
Je kan ook op deze webpagina een melding doen. Klik hiervoor op de link onderaan deze pagina.
Fysieke ontmoeting
Je hebt het recht om binnen een redelijke termijn een afspraak te krijgen voor een fysieke ontmoeting om de informatie van je melding te bespreken.
Als je ermee instemt, kan het gesprek opgenomen worden ter bewaring en kan er een verslag opgemaakt worden. Je krijgt dan de kans om dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.
Externe melding bij de Vlaamse Ombudsdienst
Heb je al een interne melding gedaan? Of meen je dat de inbreuk bij een interne melding niet doeltreffend behandeld kan worden of dat er een risico op represailles bestaat? Dan kun je ook een melding maken bij de Vlaamse Ombudsdienst.
Je kunt je melding (anoniem) aan de Vlaamse Ombudsdienst bezorgen:
- Per post: Leuvenseweg 86, 1000 Brussel
- Per e-mail: Klachten@vlaamseombudsdienst.be
- Telefonisch: 02 552 48 48
De Vlaamse Ombudsdienst kan beslissen om je melding niet in behandeling te nemen als:
- de inbreuk van geringe betekenis is
- de melding betrekking heeft op feiten die in een eerdere melding van jou als melder al zijn behandeld en de nieuwe melding geen nieuwe informatie van betekenis bevat
Externe melding bij Audit Vlaanderen
Je kan, indien je een onregelmatigheid vaststelt, Audit Vlaanderen rechtstreeks op de hoogte brengen via post, mail of telefoon.
- Per post: Havenlaan 88 bus 24, 1000 Brussel
- Per e-mail: melding.audit@vlaanderen.be
- Telefonisch: 02 553 45 55
Wat gebeurt er als je je melding aan een verkeerde persoon of de verkeerde instantie richt?
Wat kan je verwachten nadat je je melding intern of extern hebt ingediend?
Ontvangstmelding
Je ontvangt als melder binnen de zeven dagen na de dag waarop het meldkanaal je melding ontvangen heeft een ontvangstmelding, tenzij:
- je melding al binnen die termijn werd afgehandeld. Dan krijg je meteen meer informatie over je melding.
- je je uitdrukkelijk verzet hebt tegen het krijgen van een ontvangstmelding.
- het krijgen van een ontvangstmelding de bescherming van je identiteit in gevaar brengt.
Meer informatie over je melding
Binnen een redelijke termijn krijg je informatie over wat er met je melding gebeurde. Meer concreet:
- Binnen de drie maanden na de dag waarop het meldingskanaal de ontvangstmelding heeft verstuurd.
- Of binnen drie maanden en zeven dagen, als er geen ontvangstmelding verstuurd is.
- Let wel: de Vlaamse Ombudsdienst kan deze termijn van drie maanden verlengen tot maximaal zes maanden.
Je komt te weten welke maatregelen er genomen zijn of zullen genomen worden naar aanleiding van je melding. Je krijgt ook de redenen voor die maatregelen te horen. Vanzelfsprekend mogen de meldingskanalen je geen informatie bezorgen die het interne onderzoek of de rechten van de betrokken persoon of personen schaadt.